Excelを使っていて、「大量の売上データから商品ごとの合計を出したい」「月別の推移をパッと把握したい」と思ったことはありませんか？
そんな時に最強の武器になるのが「ピボットテーブル」です。
関数を使わずに、マウス操作だけで複雑な集計や分析が一瞬で完了するこの機能は、Excelスキルの中でも特に業務効率化への貢献度が高いものです。
今回は、Excel初心者の方に向けて、ピボットテーブルの基本から、知っておくと便利な分析テクニックまでを分かりやすく解説します。
ピボットテーブルとは？何ができるか分かりやすく解説
ピボットテーブルとは、一言で言うと「大量のデータを、好きな切り口で自由に集計・分析できる機能」です。
通常、集計を行うには `SUMIF` 関数や `COUNTIF` 関数などを組む必要がありますが、ピボットテーブルなら数式は一切不要です。
ドラッグ＆ドロップの操作だけで、以下のようなことが簡単にできます。
- クロス集計: 「担当者別」×「商品別」の売上表を作る
- 内訳の把握: 特定の店舗の売上が、どの商品で構成されているかを見る
- 推移の分析: 日付データを自動で「月ごと」「四半期ごと」にまとめて比較する
元データを変更せずに、様々な視点でデータを「ぐりぐり（Pivot）」回して見ることができるため、この名前がついています。
ピボットテーブルを作成する前の準備（正しいデータ形式）
ピボットテーブルをスムーズに作成するためには、元となるデータが「リスト形式（データベース形式）」になっている必要があります。
以下の3つのポイントをチェックして、データを整えましょう。
- 1行目は必ず「見出し（項目名）」にする
- 空白のセルがあるとエラーの原因になります。「日付」「商品名」「金額」など、すべての列に見出しをつけてください。
- 1件のデータは1行に入力する
- セルの結合は解除してください。また、1行に複数のデータが混在しないようにします。
- 余計な空白行・空白列を含めない
- データの途中に空白行があると、そこまでで範囲が途切れてしまうことがあります。
この準備さえできていれば、作成作業はとてもスムーズに進みます。
初心者でも簡単！ピボットテーブルの基本的な作り方
それでは、実際にピボットテーブルを作成してみましょう。手順は大きく分けて2ステップです。
1. データの範囲を選択して挿入する
1. 集計したいデータ表の中の、どこか一つのセルをクリックします（範囲選択しなくても、Excelが自動認識してくれます）。
2. 画面上部のメニュー（タブ）から「挿入」をクリックします。
3. 一番左にある「ピボットテーブル」ボタンをクリックします。
4. 「テーブルまたは範囲からピボットテーブルを作成」というダイアログが表示されます。
- テーブル/範囲: 正しい範囲が選択されているか確認します。
- 配置する場所: 通常は「新規ワークシート」のままでOKです。
5. 「OK」をクリックします。
これで、新しいシートにピボットテーブルの枠組みが作成されました。
2. フィールドリストを使って項目を配置する
画面の右側に「ピボットテーブルのフィールド」という作業ウィンドウが表示されているはずです。
ここにある項目（フィールド）を、下の4つのエリアにドラッグ＆ドロップして表を作っていきます。
- 行: 表の「縦軸」になる項目（例：商品名、店舗名）
- 列: 表の「横軸」になる項目（例：月、担当者名）
- 値: 集計したい数値データ（例：売上金額、個数）
- フィルター: 表全体を絞り込む項目（例：地域、年度）
【例：商品ごとの売上合計を出したい場合】
- 「商品名」を「行」エリアへドラッグ
- 「売上金額」を「値」エリアへドラッグ
これだけで、「商品別の売上集計表」が完成します。もし「担当者別」に見たい場合は、「行」にある「商品名」を外して、「担当者名」を入れるだけ。何度でもやり直しが可能です。
これだけは覚えたい！便利な集計・分析テクニック
基本ができたら、次は少し応用的な使い方を見てみましょう。これらを知っていると、分析の幅がぐっと広がります。
合計だけでなく「平均」や「個数」を集計する
ピボットテーブルはデフォルトで数値を「合計」しますが、これを「平均」や「データの個数（件数）」などに簡単に変更できます。
1. 「値」エリアにある項目（例：合計 / 売上金額）をクリックします。
2. メニューから「値フィールドの設定」を選択します。
3. 「集計方法」タブで、「平均」や「個数」などを選択して「OK」を押します。
これで、「客単価（平均売上）」や「来店回数（データの個数）」などを算出できます。
データをグループ化して月別・四半期別に見る
日付データ（「2023/1/1」など）を行エリアに入れると、自動的に日付ごとの長いリストになってしまうことがあります。これを「月ごと」や「年ごと」にまとめると見やすくなります。
1. ピボットテーブル上の日付が入っているセルを右クリックします。
2. メニューから「グループ化」を選択します。
3. 「月」「四半期」「年」など、まとめたい単位を選択して（複数選択可）「OK」を押します。
これで、日々のデータが月単位や年単位で見事に集計されます。
スライサーを使って視覚的にデータを絞り込む
「関東エリアだけのデータが見たい」「A商品のデータだけ見たい」といった絞り込みを、ボタン一つで直感的に行えるのが「スライサー」です。
1. ピボットテーブル内の任意の場所をクリックします。
2. 上部メニューの「ピボットテーブル分析」タブから「スライサーの挿入」をクリックします。
3. 絞り込みに使いたい項目（例：店舗名、カテゴリ）にチェックを入れて「OK」を押します。
画面上にボタンのパネル（スライサー）が表示されます。このボタンをクリックするだけで、ピボットテーブルの内容が瞬時に切り替わります。プレゼンテーションの際などにも非常に効果的です。
元データが追加・変更された時の更新方法
最後に、非常に重要なポイントです。
ピボットテーブルは、元データを変更してもリアルタイムでは反映されません。
元データに新しい行を追加したり、数値を修正したりした場合は、以下の更新作業が必要です。
1. ピボットテーブルの上で右クリックします。
2. 「更新」をクリックします。
または、上部メニュー「ピボットテーブル分析」タブにある「更新」ボタンを押しても同様です。
集計結果が合わない時は、まずこの「更新」を忘れていないか確認してみてください。
さて、ここまではピボットテーブルの基本的な操作と便利な機能について解説してきました。
これだけでも十分業務に役立ちますが、実はピボットテーブルには、さらに高度な分析を可能にする「計算フィールド」の活用や、見栄えを整えるためのデザインテクニックなど、奥深い機能がたくさんあります。
ここから先は、実務で「おっ、すごい！」と言われるような、ワンランク上の活用テクニックについて詳しく解説していきます。
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