いいかんじの文章の書き方

ひとことだけ。気になったら押すと、もうひとこと。

メールは「型」と「24時間」だけでいい

宛名・名乗り・用件・お願い・締め。この順で書いて、24時間以内に返す。それ以上は要らない

#メール#返信

件名は用件を名詞で

「○○の件」「△△のご確認」。「お疲れさまです」を件名にしない

#メール#件名

「お世話になっております」は1通目だけ

同じ日のやりとりが続くなら、2通目から省いていい

#メール#書き出し

返信は「Re:」を消さない

相手が追えなくなる。件名を変えたいときは本文の冒頭で断る

#メール#返信

結論を最初の3行に

相手はスマホで読んでいる。スクロールさせる前に答えを出す

#メール#構成

お願いは1通に1つ

2つ以上あると片方が忘れられる。分けて送るほうが早い

#メール#お願い

期限は日付と曜日で書く

「来週中」ではなく「10/30(金)まで」。読み違いが消える

#メール#期限

「取り急ぎ」は本当に急いでいるときだけ

ふだんは「まずはご連絡まで」で足りる

#メール#言い回し

「ご確認のほどよろしくお願いいたします」は毎回書かなくていい

「ご確認ください」で失礼にならない

#メール#締め

催促は「その後いかがでしょうか」

責めずに聞ける定番。期限を添えるともっと通る

#メール#催促

謝るときは理由を長く書かない

「申し訳ありません。○○でした。以後△△します」の3文で終わる

#メール#謝罪

添付を忘れたら、再送の1通目に添付

「失礼しました、添付いたします」だけ書く。言い訳は要らない

#メール#添付

添付は本文に名前を書いておく

「添付: 見積書_1023.pdf」。相手が探さなくて済む

#メール#添付

CC は「知っておいてほしい人」だけ

返事が欲しい人は To に。CC の人に質問しない

#メール#CC

BCC は一斉送信のときだけ

他の宛先を見せたくない場面専用。社内のやりとりでは使わない

#メール#CC

上司を CC に入れる基準は「あとで揉めそうか」

揉めなさそうなら入れない。CC が多いと誰も読まない

#メール#CC#上司

署名は会社名・部署・名前・電話・メール

それ以外は飾り。長い署名ほど読み飛ばされる

#メール#署名

絵文字は相手が使ってから

相手のメールに出てきたら合わせていい。先に使わない

#メール#チャット#絵文字

「させていただきます」は1通に1回まで

「ご連絡いたします」「対応します」で言い換えると読みやすい

#メール#言い回し#敬語

「〜と思います」は仕事では減らす

「〜です」「〜します」に言い切る。自信がないときだけ使う

#メール#言い回し

「〜のほう」は要らない

「資料のほう」→「資料」。消しても意味は変わらない

#言い回し

「〜になります」は「〜です」

「こちらが資料になります」→「こちらが資料です」

#言い回し

箇条書きは3つまで

4つ以上あるなら、分けるか削る

#構成#箇条書き

1文は60字まで

長くなったら「。」で切る。接続詞は要らないことが多い

#構成

漢字は3割くらいが読みやすい

「有難う御座います」より「ありがとうございます」

#表記

数字は半角、単位は付ける

「３件」より「3件」。「10」だけだと何の10か分からない

#表記#数字

「等」「など」は1文に1つ

並べ過ぎると、何を指しているか分からなくなる

#表記

社名は正式名称を1回、あとは略称でいい

「株式会社○○(以下、○○)」。毎回フルで書かない

#表記#社名

「御社」は話し言葉、「貴社」は書き言葉

メールは貴社。電話は御社

#敬語#表記

「各位」に「様」は付けない

「関係者各位」で止める。「各位様」は二重

#敬語#宛名

宛名は「会社名部署役職名前様」

役職の後ろに「様」は付けない。「部長田中様」でいい

#宛名#敬語

相手の名前は必ずコピーする

漢字の打ち間違いがいちばん失礼。「斎藤」「齋藤」「斉藤」

#宛名#名前

チャットは1行目に用件

「お疲れさまです」で始めると通知に用件が出ない

#チャット#書き出し

チャットで「了解です」は同僚までにする

上司には「承知しました」。気にする人がまだいる

#チャット#敬語#上司

チャットの返事はリアクションでいい

読んだことが伝われば足りる。「確認しました」を毎回打たなくていい

#チャット#返信

チャットで長文になったら、メールか電話に切り替える

5行を超えたら向いていない

#チャット#長文

チャットでの依頼は「誰に」「何を」「いつまでに」

@ を付けて名指しにする。全員向けだと誰も動かない

#チャット#お願い

チャットの誤字は直さなくていい

意味が通れば放っておく。直すなら1回だけ

#チャット#誤字

休日のチャットは「月曜で大丈夫です」と添える

急ぎでないことを先に言うと、相手が休める

#チャット#休日

議事録は「決まったこと」「やること」「誰が」「いつまで」

話した順に書かない。この4つだけあれば読まれる

#議事録#構成

議事録は会議中に書き終える

終わってから書くと倍かかる。きれいに整えなくていい

#議事録

報告は「結論→理由→次に何をするか」

時系列で書くと、結論にたどり着く前に読まれなくなる

#報告#構成

悪い報告ほど短く、早く

3行で出す。詳細は聞かれてから

#報告

「〜と考えております」は「〜します」

考えているだけでは進まない。やることを書く

#報告#言い回し

相談メールは「選択肢」と「自分の案」を書く

「どうしましょう」だけ投げると、相手の仕事が増える

#相談#お願い

お礼メールは翌日の朝まで

当日が理想。遅れたら「遅くなりましたが」を付けて送る

#お礼#メール

お礼は具体的に1つ

「○○のお話が参考になりました」。「いろいろ」は何も言っていない

#お礼

断りメールは結論を先に、理由は1つ

「今回は見送ります。○○のためです」。並べると言い訳に見える

#断り#メール

断るときは次につなげる一文を足す

「また機会があればお願いします」。社交辞令でも要る

#断り

社内メールに「お疲れさまです」は1行目だけ

本文に何度も書かない

#メール#社内

社内向けは敬語を1段ゆるめていい

「ご確認ください」→「確認お願いします」

#メール#社内#敬語

引用返信は相手の文を全部残す

削ると「言った・言わない」になる

#メール#返信

「返信不要です」は親切

相手の仕事を1つ減らせる。書いて損はない

#メール#返信

「念のため」は使っていい

「念のため共有します」で、押しつけがましさが消える

#言い回し

「恐れ入りますが」は1通に1回

2回目からは「お手数ですが」に変える

#言い回し#クッション言葉

クッション言葉は3つ覚えればいい

「恐れ入りますが」「お手数ですが」「差し支えなければ」

#言い回し#クッション言葉

件名に【】を使っていい

【重要】【要返信】【ご確認】。多用しなければ目に入る

#件名

返信に「承知しました」だけでもいい

それで足りる相手には、それで足りる

#返信#メール

送る前に宛先だけ見直す

誤送信の9割は宛先。本文の誤字より先に確認する

#メール#送信前

夜に書いたメールは朝に送る

予約送信を使う。夜中の送信は相手に気を遣わせる

#メール#送信時刻

読みにくいと思ったら、改行を増やす

3行ごとに1行空ける。それだけで読まれる

#構成#改行

「殿」は使わない

「様」だけで全部足りる。「殿」は目下向けに見える人がいる

#宛名#敬語

複数人に送るときは「皆様」

「各位」でもいい。名前を全部並べるのは3人まで

#宛名

「ご担当者様」で送っていい

名前が分からないとき。「担当者様」より一段丁寧

#宛名

書き出しは「お世話になっております。○○の田中です」

2文で終わる。「いつも大変」「突然のご連絡」は要らない

#書き出し

初めての相手は「初めてご連絡いたします」

「突然失礼します」でもいい。紹介者がいれば名前を書く

#書き出し#初対面

時候の挨拶は書かなくていい

「拝啓」「貴社ますます」はメールでは不要。手紙でも定型を1行コピーすれば足りる

#書き出し

「ご多忙のところ」は冒頭に1回まで

締めにも書くと重い

#言い回し#クッション言葉

締めは「よろしくお願いいたします」1つ

「ご検討のほど」「ご査収のほど」を足さなくていい

#締め

「ご査収ください」は添付があるときだけ

「確認して受け取ってください」の意味。何も付いていないメールには使わない

#言い回し#添付

教えてもらうときは「ご教示」

「ご教授」は長期的に学ぶとき。メールで聞くのはほぼ全部「ご教示」

#言い回し#敬語

「幸いです」で頼みを柔らかくできる

「〜いただけますと幸いです」。期限がある頼みは「〜をお願いします」で言い切る

#言い回し#お願い

返信は「ご連絡ありがとうございます」から

1行で受け取ったことが伝わる。あとは用件

#返信#書き出し

同じ件名での往復は5回まで

それ以上は件名を変えて新しく始める。「件名変更」と書けば混乱しない

#返信#件名

「Re: Re: Re:」は消していい

1つ残せば足りる

#件名

「先ほどのメールの件ですが」は要らない

返信なら相手は分かっている。用件から始める

#書き出し

日付は曜日付きで

「10/30(金)」。「30日」だけだと月を間違える。年は年をまたぐときだけ

#表記#日付

時間は「15:00」か「15時」

「午後3時」と「15時」を混ぜない。1通の中では1つ

#表記#時間

金額は3桁区切り、税込か税抜を書く

「120,000円(税込)」。どちらか書かないと必ず聞き返される

#表記#金額

「御中」は会社・部署あて

「○○株式会社御中」。人の名前が入るなら「様」だけ

#宛名#敬語

「拝啓」「敬具」はメールに要らない

手紙と公式文書だけ

#書き出し#締め

誤送信したら、すぐに取り消し依頼

「誤ってお送りしました。削除をお願いします」。言い訳は書かない

#誤送信

訂正するときは件名に「訂正」

本文は「○○を△△に訂正します」の1行と謝罪1文

#訂正#件名

「お手数をおかけしますが」は相手に動いてもらうとき

自分が動くだけなら書かない

#クッション言葉

「ご連絡が遅くなり申し訳ありません」は1日以上空いたとき

数時間なら書かない。謝ると遅れた印象が強まる

#謝罪#返信

「お礼が遅くなりましたが」は言える

1週間遅れても出す。出さないより遥かにいい

#お礼

休暇前の連絡は「不在期間」と「代わりの連絡先」

「○日〜○日は不在です。急ぎは△△へ」。理由は要らない

#休暇#不在

自動返信は不在期間と戻る日だけ

「ご迷惑をおかけしますが」は要らない

#休暇#不在

件名の「ご相談」には中身を足す

「ご相談」だけだと開かれない。「○○の進め方についてご相談」

#件名#相談

依頼メールには「背景」を1行

「○○のため」。理由があると動いてもらいやすい

#お願い#構成

長い依頼は「お願いしたいこと」を先に箇条書き

説明は後。先に何をしてほしいか

#お願い#箇条書き

「下記」「以下」は内容が下にあるときだけ

「下記の通り」と書いて下に何もないメールがある

#表記

「〜致します」は「〜いたします」

補助で使う「いたす」はひらがな。漢字でも間違いではないが、ひらがななら迷わない

#表記#敬語

「下さい」は「ください」

「お送りください」。「下さい」は「物をくれ」のとき

#表記

「頂く」は「いただく」

「ご確認いただく」。漢字にするのは「お菓子を頂く」のとき

#表記

「御礼」「有難う」は使わない

「お礼」「ありがとう」。漢字が多いほど堅く読みにくい

#表記

文末の「!」は社内のチャットまで

メールでは「。」。相手が使ってきたら合わせていい

#記号#チャット

「(笑)」は使わない

チャットでも社外には使わない。社内の空気を見る

#記号#チャット

読み返しは声に出さなくていい

1回ざっと目で追って、宛先と日付と金額だけ見る

#送信前

文章はうまくなくていい

短くて、何を頼んでいるかが分かれば、仕事の文章は合格

#考え方

年末の挨拶メールは12月20日前後に送る

相手が最終出社日に読めればいい。「本年も大変お世話になりました。来年もよろしくお願いいたします。良いお年をお迎えください」の3文で足りる

#年末#挨拶メール#メール#12月

年末の挨拶メールには休業日を書く

相手が一番知りたいのはこれ。「弊社は12月26日(土)から1月4日(月)まで休業いたします」。挨拶の上に置いてもいい

#年末#挨拶メール#休業

年末の挨拶メールの件名は「年末のご挨拶」

会社名を付けると見分けやすい。「【○○株式会社】年末のご挨拶」。「お世話になっております」を件名にしない

#年末#挨拶メール#件名

年末の挨拶メールは一斉送信で構わない

取引先ごとに書き分けなくていい。宛名だけ差し替える。個別に書くのは今年よく世話になった数人だけ

#年末#挨拶メール#一斉送信

年末の挨拶メールに返信は要らない

来たものに返さなくても失礼ではない。返すなら「こちらこそお世話になりました。良いお年をお迎えください」の1行

#年末#挨拶メール#返信#捨てていい

お歳暮のお礼メールは届いた日に送る

遅れても3日以内。「本日、お心遣いの品を拝受いたしました。ありがとうございます」。品物の名前は書かなくていい

#お歳暮#お礼メール#メール#12月

お歳暮のお礼はメールで足りる

手紙やはがきは要らない。返礼の品も要らない。取引先には会社として、個人でもらったなら電話かメール

#お歳暮#お礼メール#捨てていい

お歳暮のお礼メールは「社員一同でいただきます」で締める

食べ物なら「社員一同で美味しくいただきます」。それ以外なら「大切に使わせていただきます」。感想は書かなくていい

#お歳暮#お礼メール#締め

お歳暮を断るなら、お礼メールに1行足す

届いた品は返さない。「今後はこのようなお気遣いはなさらないようお願い申し上げます」と添えれば次から止まる

#お歳暮#お礼メール#断り

忘年会の案内メールは日時・場所・会費・締切の4つ

「12/18(金)19:00〜 ○○(駅徒歩3分)／会費5,000円／出欠は12/11(金)まで」。挨拶文は2行でいい

#忘年会#幹事#案内メール#12月

忘年会の出欠の催促は締切の前日に全員へ

「明日が締切ですので、まだの方はご連絡ください」。個別に追わなくていい。返事がない人は欠席で数える

#忘年会#幹事#催促

忘年会の挨拶は30秒で終える

「今年もお疲れさまでした。来年もよろしくお願いします。乾杯」。開会は上司、締めは2番目に偉い人。幹事は紹介だけ

#忘年会#挨拶#スピーチ

忘年会のお礼メールは幹事だけ出す

参加者は出さなくていい。幹事は翌朝に「昨日はありがとうございました。会費は精算済みです」。会計の報告を1行入れる

#忘年会#幹事#お礼メール#捨てていい

忘年会を断るメールに理由は書かない

「あいにく都合がつかず、欠席いたします。皆さまで楽しんでください」。理由を書くと詮索される

#忘年会#断り#メール

仕事始めの挨拶メールは初日の午前に出す

「新年あけましておめでとうございます。本年もよろしくお願いいたします」。それ以上は要らない。1月7日を過ぎたら出さない

#仕事始め#挨拶メール#正月#1月

仕事始めの挨拶メールに用件を続けていい

挨拶だけで1通使わない。「○○の件、本日より再開いたします」と続ければ、相手の仕事も動く

#仕事始め#挨拶メール#用件

年始の挨拶メールに「謹賀新年」は要らない

年賀状の言葉。メールは「あけましておめでとうございます」で足りる。相手が喪中かもしれないなら「本年もよろしくお願いいたします」だけ

#仕事始め#挨拶メール#喪中#捨てていい

寒中見舞いは1月8日から2月初めまでに出す

松の内が明けてから立春まで。「寒中お見舞い申し上げます」で始める。年賀状の返事が遅れたときの代わりに使う

#寒中見舞い#正月#はがき#1月

寒中見舞いは出さなくていい

年賀状を出していない相手から年賀状が来ても、仕事なら放っておいていい。出すのは喪中で年賀状を控えた相手だけ

#寒中見舞い#捨てていい

寒中見舞いはメールでもいい

「寒中お見舞い申し上げます。年始のご挨拶が遅れ失礼いたしました。本年もよろしくお願いいたします」。はがきにこだわらない

#寒中見舞い#メール

年賀状はやめていい

会社として出していないなら個人で出さない。取引先への年賀状をやめる会社は毎年増えている。やめても仕事は減らない

#年賀状#年賀状じまい#捨てていい

年賀状をやめる連絡は年末の挨拶メールに1行

「誠に勝手ながら、本年をもちまして年賀状でのご挨拶を控えさせていただきます」。わざわざ1通にしない

#年賀状#年賀状じまい#挨拶メール

年賀状をやめる連絡は最後の年賀状に書くのが楽

「来年より年賀状でのご挨拶は失礼させていただきます。今後はメールでご挨拶いたします」。理由は書かない

#年賀状#年賀状じまい

年賀状をやめたあとに年賀状が来ても返さなくていい

連絡済みなら放っておいていい。気になるなら仕事始めのメールに「年賀状ありがとうございました」と1行

#年賀状#年賀状じまい#返信#捨てていい

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